Trier et filtrer ses données

Votre tableau Excel se remplit : contacts, notes, chiffres, dates... Vous aimeriez y faire un tri. Excel permet d'effectuer des tris automatiques sur un ou plusieurs critères, de filtrer l'affichage... bref, de vous économiser des dizaines de minutes de recherche d'une information égarée.

Trier des lignes en fonction d'un critère

Imaginons que vous souhaitez tenir une liste des personnes à qui vous prêtez régulièrement vos DVD.

Le tableau se présente ainsi :

Pour classer ces lignes par ordre alphabétique du prénom, placez simplement votre curseur dans la colonne Prénom puis cliquez sur l'icône


NB : Vous pouvez de cette manière trier les lignes selon le contenu de n'importe quel colonne. Si le format des cellules est du texte, alors le tri sera alphabéthique. Si les cellules contiennent des nombres, les lignes seront triées dans l'ordre numérique.

Trier des lignes en fonction de plusieurs critère

Il peut être parfois utile de classer selon plusieurs critères : d'abord par date d'emprunt, puis par ordre alphabétique du nom de famille et enfin par prénom.
Dans ce cas, allez dans le menu Données > Trier.
- Sélectionnez le premier critère de choix : 'Date d'emprunt' (par défaut Excel reprend les intitulés des colonnes). Vous pouvez choisir de présenter les plus récents en tête de liste. Pour cela, choisissez 'Décroissant'.
- Sélectionnez ensuite le nom de famille (ordre croissant), puis le prénom (idem).

NB : Par défaut, Excel considère la première ligne comme intitulé de colonne. Si tel n'était pas le cas, vous pouvez sélectionner "Non" pour l'option "Ma plage de données a une ligne de titre". La première ligne sera alors triée comme les autres.

Cliquez sur OK, les lignes sont organisées automatiquement avec les dates les plus récentes en tête de liste.


Trier des colonnes plutôt que des lignes
Excel vous donne également la possibilité de trier vos colonnes selon un certain ordre plutôt que vos lignes.
Pour cela, allez dans le menu Données > Trier.
Cliquez sur le bouton Options.
Sous orientation, choisissez "De la gauche vers la droite".
Sélectionnez ensuite votre critère de tri, par exemple la ligne n°2 dans notre cas pour trier les colonnes par ordre alphabétique.

Cliquez sur OK.
Les colonnes ont été déplacées pour être rangées par ordre alphabétique.

Filtrer l'affichage de ses données
Une option très pratique d'Excel permet d'appliquer des filtres sur ses données pour n'afficher que celles qui vous intéressent.
Imaginons par exemple que vous souhaitez afficher uniquement les personnes n'ayant pas rendu le film emprunté.
- Sélectionnez la ligne de titre.
- Allez dans Données > Filtrer > Filtre automatique
Des flèches ont été ajoutées à chaque champ de titre.

En cliquant sur ces flèches, vous accédez aux options de tri. Ainsi, vous pouvez classer par ordre (dé)croissant, sélectionner un intitulé particulier, tout afficher (cette action efface vos précédents tris), sélectionner les champs vides/non vides ou personnaliser votre recherche.


Par exemple, en sélectionnant l'option "Vide" dans la colonne "Date de retour", vous affichez toutes les lignes correspond à un dvd prêté mais non rendu.
Il est bien sûr possible de combiner les différents critères de filtre.