Optimiser l'affichage d'Excel

Pour une présentation plus agréable et une meilleure lecture, Excel propose des outils pratiques et rapides d'optimisation de l'affichage.

Séparer l'écran en deux

Parfois, il est nécessaire de travailler sur plusieurs cellules en parallèle. Lorsque celles-ci se trouvent aux extrémités supérieures et inférieures du tableau, ce n'est pas une mince affaire. Excel offre la possibilité de diviser l'écran en deux parties verticalement et horizontalement. Il suffit de tirer sur les repères situés en haut et en bas de l'ascenseur vertical. La feuille se divise alors en deux parties dont la taille est réglable à volonté.

On peut par ailleurs utiliser cette fonction pour ne pas perdre de vue l'intitulé des colonnes ou le contenu d'une première colonne en bloquant le défilement, très utile si un tableau s'étale sur de nombreuses lignes. Pour cela, déplacez les repères de fenêtre jusqu'à l'endroit voulu. Puis allez dans Fenêtre > Figer les volets. Cela a pour conséquence de bloquer le défilement dans les fenêtres de gauche et du haut.

Une autre manière d'y arriver est de placer votre curseur sur une cellule, disons B4 par exemple. Allez dans Fenêtre > Figer les volets. Des lignes noires apparaissent pour délimiter la zone figée. Cliquez sur les flèches de défilement de la fenêtre : tout ce qui se trouve au dessus (lignes 1 à 3) et à la gauche (colonne A) de la cellule sélectionnée reste à sa place.

Eviter les '####' dans une cellule

Lorsqu'une colonne est trop étroite pour afficher une valeur à l'écran, Excel y affiche une suite de '####'. Pour éviter cela, ajustez simplement la largeur de la colonne en tirant le bord droit de la colonne.

Adapter la largeur au contenu

Sélectionnez une colonne ou un groupe de colonnes, puis double cliquez sur l'extrémité de l'une d'entre elles. La largeur s'adapte automatiquement. Vous pouvez de la même manière égaliser la largeur des colonnes sélectionnées en étirant ou réduisant l'une d'entre elles.

Créer des groupes de colonnes

Si votre feuille de calcul est très large et utilise de nombreuses colonnes, vous aurez certainement beaucoup de mal à retrouver celles qui vous intéressent. Excel propose de simplifier l'organisation de ses tableaux en regroupant des colonnes voisines. Vous pouvez ainsi afficher ou masquer des colonnes ayant des attributs communs pour faciliter la lecture du tableau. Pour cela, sélectionner un ensemble de colonnes contiguës (cliquez et glissez sur les lettres des colonnes concernées). Allez ensuite dans Données > Grouper et créer un plan > Grouper.
Cette commande fonctionne aussi sur les lignes. Vous avez également la possibilité de créer des sous-groupes.

Pour afficher ou masquer un groupe

Il suffit de cliquer le + ou - situé à l'extrémité du trait noir symbolisant l'association de colonnes. Les numéros situés dans le coin supérieur gauche de la feuille permettent de masquer ou d'afficher en un clic tous les éléments de même niveau hiérarchique. Le '1' masque tous les groupes créés, le plus grand numéro (4 dans notre exemple) affiche tous les sous-groupes.

Renommer un bouton du menu

Vous trouvez que les intitulés des commandes dans les menus d'Excel ne sont pas clairs ? Vous pouvez en changer le nom à votre guise grâce à la commande Outils > Personnaliser. Lorsque la fenêtre Personnalisation est ouverte, cliquez sur le menu de votre choix (Fichier, Edition, Affichage...) pour le dérouler.

Vous avez alors accès à tous les items du menu et pouvez en changer l'ordre en effectuant un glisser/déposer. Vous pouvez également grâce à un clic droit en changer le nom, en modifier l'image ou encore rétablir l'image par défaut (vous verrez d'ailleurs que de nombreux items possèdent une image non affichée...).

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