Vérifier automatiquement les données dans Excel

Pour limiter les risques d'erreur lors de l'ajout de données dans une feuille, Excel propose d'appliquer au contenu d'une cellule des critères de validation. Par exemple, il est possible d'autoriser uniquement des nombres entiers compris entre deux valeurs, ou encore uniquement une date valide...

C'est très simple. Vous sélectionnez une cellule ou un champ, puis vous vous dirigez vers le menu : Données > Validation. L'onglet Option permet de définir les critères de restriction. On peut même y indiquer une formule mathématique personnalisée ! 

Imaginons que nous voulions restreindre le contenu à une date comprise entre le 1er janvier 1900 et le 31 décembre 2005. Il suffit de sélectionner Date dans la liste déroulante, puis d'entrer les dates de début et de fin. Validez en cliquant sur OK.

Les onglets Message de saisie et Alerte d'erreur proposent également l'affichage d'un message à l'instant où la cellule est cliquée (pour indiquer à l'utilisateur quel type d'informations inscrire) et quand les données tapées ne sont pas valides (pour lui signifier l'erreur de saisie).

Cette fonctionnalité permet également de transformer une cellule en une liste déroulante à choix prédéfinis (repérée par une petite flèche noire orientée vers le bas). De cette manière, vous pouvez limiter le choix à certaines valeurs précises et vous ne risquez pas de faire des erreurs si vous souhaitez entrer toujours les mêmes données dans des cellules. Il vous suffit de taper toutes ces valeurs de base dans une colonne quelconque du tableau. Puis vous sélectionnez la cellule à transformer en liste déroulante et lui attribuez le critère de validation Liste. Vous sélectionnez ensuite la liste source grâce à la petite flèche rouge.

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