Les options d'envoi dans Outlook Express

Petit rappel pour les grands débutants : pour envoyer un même message à plusieurs personnes, vous n'êtes pas obligé de composer autant de fois le mail qu'il y a de destinataires....

Les destinataires d'un mail

  •  La première solution consiste à saisir dans le champ À : les adresses mails de vos destinataires, les unes à la suite des autres séparées par des virgules ou des points-virgules.
    Vous pouvez affiner la manipulation en établissant une hiérarchie dans cet envoi groupé. Il s'agit d'envoyer le message à un correspondant principal (donc via le champ À :) et d'en adresser une copie conforme à d'autres destinataires. Pour ce faire on saisira leur adresse dans le champ Cc :, pour "Copie carbone".
    Un mail présente rigoureusement le même aspect qu'il ait été posté via la commande À : ou Cc : mais cela indique au destinataire si l'on attend expressément une réponse, ou si on lui adresse le message à titre d'information.
    Pour x raisons, on peut souhaiter que les multiples destinataires d'un mail ne sachent pas qu'il s'agit d'un courrier groupé. Exemple typique : les emails de vœux. Pour que chacun ait l'impression que vous lui avez adressé un email unique et personnalisé, alors même que vous envoyez le message aux 300 personnes de votre carnet d'adresses, il vous faudra saisir les adresses dans la troisième zone de saisie : Cci, pour "Copie carbone invisible". Par défaut, cette option est masquée, mais il suffit de cochez l'option Tous les en-têtes dans le menu Affichage pour qu'apparaisse la ligne Cci.
  • La deuxième solution, plus adaptée si l'on multiplie le nombre de destinataire à outrance, consiste à les sélectionner dans le carnet d'adresses. Dans le menu Outils, cliquez sur Sélectionner les destinataires. Sur la gauche de cet assistant figure la liste exhaustive de vos contacts. Il suffit de sélectionner une personne, et de presser l'un des trois boutons À, Cc, ou Cci pour l'ajouter à la liste des destinataires du mail suivant l'un de ces modes d'envoi. Renouvelez la manipulation autant de fois que nécessaire. 
    Pour ajouter plusieurs contacts d'un coup, sélectionnez-les en maintenant la touche Ctrl appuyée, puis pressez l'un des trois boutons.
  • La troisième solution est utile si l'on envoie souvent ses mails au même groupe de personnes. Dans ce cas, il est intéressant de définir une fois pour toute ce groupe dans le carnet d'adresses, de sorte que vous n'aurez plus qu'un nom à saisir pour joindre chacun des membres de la "tribu". Dans le menu Outils, cliquez sur Carnet d'adresses. Une fois dans le carnet, sélectionnez la commande Nouveau groupe du menu Fichier. Après avoir nommé votre groupe, pressez le bouton Sélectionner les membres et choisissez les contacts dans la liste située sur la gauche de la fenêtre. Pressez le bouton Sélectionner situé au centre et validez avec OK
    Désormais, pour envoyer un mail aux membres du groupe, il suffira de saisir son nom dans l'un des champs de saisie, À :, Cc : ou Cci.

Ne pas inclure les messages d'origine

Par défaut, lorsque l'on répond à un e-mail via la commande Répondre, Outlook reprend l'intégralité du message d'origine. L'intérêt de mettre une réponse dans son contexte est évident, cependant si pour une raison ou pour un autre, vous souhaitiez toujours partir d'un e-mail vierge, il vous suffirait de procéder comme suit :

  • Sélectionnez la commande Options du menu Outils.
  • Basculez sous l'onglet Envois.
  • Décochez la case Inclure le message d'origine dans la réponse.

Notez, toujours à propos de cette insertion automatique du texte d'origine, qu'il est possible de mettre ce message en retrait ou non. En outre, dans le cas des textes bruts, on peut définir le symbole de retrait (sous l'onglet Envois des options d'Outlook, pressez le bouton Paramètres html, ou Paramètres de texte brut).

Accusé de réception

Il est possible de joindre à un mail, une demande de confirmation de lecture, qui vous reviendra un peu comme un accusé de réception, sous la forme d'un message automatique. Notez bien cependant qu'il ne s'agit que d'une demande, et que le destinataire peut tout à fait l'ignorer, a fortiori si vous abusez de cette option. Pour demander systématiquement une confirmation :

  • Sélectionnez la commande Options du menu Outils.
  • Basculez sous l'onglet Confirmations de lecture
  • Cochez la case Demander une confirmation.

Il est aussi possible de ne demander cette confirmation de lecture qu'au cas par cas. Cela nous semble d'ailleurs plus judicieux. Pour ce faire, cochez simplement l'option Demander une confirmation de lecture dans le menu Outils, avant de poster un mail.

La priorité des messages

Il est possible de définir le niveau de priorité d'un message. Le fait qu'un message soit envoyé en priorité haute ou basse n'a aucune incidence sur la vitesse à laquelle le mail est transmis à son destinataire. La seule différence avec un mail standard tient au point d'exclamation rouge dont il est affublé dans la boîte de réception. Cette option n'a de sens que si on ne l'utilise que très ponctuellement, pour écrire à des interlocuteurs que l'on connaît bien, collègues, amis, familles, etc. En revanche, n'espérez pas qu'un employeur potentiel ou qu'une hotline examine plus promptement votre requête sous prétexte qu'elle est marquée de ce pictogramme. Au contraire, un mail posté en priorité haute alors qu'il n'y a pas lieu aurait plutôt tendance à irriter son destinataire.
Quoi qu'il en soit, pour changer la priorité d'un message, cochez simplement l'option de votre choix dans le menu Messages (commande Définir la priorité), ou cliquez sur le bouton Priorité.

Composer un email sans ouvrir Outlook

De même qu'il est possible de créer des raccourcis pour lancer le chargement d'une page web, on peut très simplement ouvrir un nouveau message, et ce alors même qu'Outlook est fermé. Un mail ainsi composé sera stocké dans la boîte d'envoi, et sera expédié lors de la prochaine connexion. Pour créer l'un des raccourcis sur le bureau, procédez comme suit :

  • Dans un espace libre de votre bureau, déployez le menu contextuel d'un clic droit.
  • Sélectionnez la commande Nouveau, puis Raccourci.
  • Dans l'assistant de création de raccourcis qui apparait alors, saisissez simplement mailto : ou mailto : suivi de l'adresse d'un destinataire en particulier.
  • Validez, nommez votre raccourcis, et le tour est joué. Désormais vous n'aurez qu'à double cliquer sur ce lien pour rédiger vos mails sans ouvrir Outlook.

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