Trier automatiquement les e-mails reçus
Création de sous-répertoires
Préalable évident à
l'automatisation du tri des messages, il est nécessaire
de créer les répertoires dans lesquels ils seront
rangés :
» Dans le
menu "Fichier", sélectionnez la commande
"Dossier" et dans le sous-menu, choisissez
"Nouveau".
» Dans la
fenêtre qui s'ouvre alors, saisissez le nom à
attribuer au dossier ("boulot" dans l'exemple ci-dessous)
puis indiquez l'emplacement où le créer dans
l'arborescence.
» Répetez
cette opération pour créer autant de dossiers
que nécessaires. Notez que par la suite vous pourrez
déplacer et même imbriquer ces répertoires
comme bon vous semble par simple glisser déposer. D'ailleurs,
il est aussi possible de créer de nouveaux répertoires
d'un simple clic droit sur l'emplacement souhaité dans
l'arborescence des dossiers (via la commande "nouveau
dossier").
Création d'une règle
de réception
»
Dans le menu "Outils", sélectionnez
la commande "Règles de message" et
dans le sous-menu, cliquez sur "Courrier".
» Une nouvelle fenêtre
de configuration devrait alors apparaître, ouverte sur
l'onglet "Règles de courrier", si
ce n'est pas le cas, basculez sous cet onglet d'un clic.
»
Pressez le bouton Nouveau.
» Vous voici face à
l'une des fonctions les plus puissantes d'Outlook Express,
sans doute aussi l'une des plus impressionantes pour le néophyte.
N'ayez crainte cependant : en dépit des apparences
la création d'une règle est un jeu d'enfant,
qui fait bien plus appel à la logique qu'à des
connaissances informatiques.
»
Le premier champ, intitulé Conditions pour votre
règle sert à définir le contexte
dans lequel la règle devra s'appliquer. Dans le second
champ, Actions pour votre règles on indiquera
s'il convient de déplacer le message, de le faire suivre,
de le supprimer, etc. Pour les conditions, comme pour les
actions, il s'agit simplement de cocher un critère
générique, puis d'en préciser les détails
dans le dernier champ.
Application concrète à
titre d'exemple, nous allons vous guider pas à pas
dans l'élaboration d'une règle visant à
ranger les mails de vos proches dans un répertoire
spécifique.
» Première étape
: cochez la case "Lorsque la ligne De contient des
personnes" (soit en bon français "quand
lun mail provient de").
» La phrase est aussitôt
recopiée dans la partie inférieure de la fenêtre.
Les informations à compléter figurent en bleu,
à la façon d'un lien hypertexte.
» Cliquer sur le
lien en question (contient des personnes).
» Une nouvelle fenêtre
s'ouvre au premier plan.
»
Deux possibilités s'offrent alors à vous : saisir
manuellement les adresses e-mail de vos proches (en pressant
le bouton ajouter), ou les récupérer
dans votre carnet d'adresses si elles y figurent (en pressant
le bouton carnet d'adresses).
» Papa, maman, tante
Berthe... une fois la liste d'expéditeurs complète,
validez votre sélection d'une pression sur OK.
En cas d'oubli, il sera toujours possible d'enrichir ou d'affiner
la règle par la suite.
» Second temps: la
définition des "Actions pour votre règle",
en clair, la façon dont seront traités les mails
provenant des expéditeurs sélectionnés.
» Cochez la case
"Le déplacer vers le dossier spécifié"
(en français : "mettre dans le dossier").
» Comme précédemment,
la phrase est reproduite au bas de la fenêtre. Cliquez
sur le lien (soit le mot "spécifié").
» Dans l'arborescence
qui apparaît, sélectionnez le dossier où
iront les messages. Toujours suivant notre exemple, nous choisirons
le dossier "famille".
Au final, notre règle s'énonce
donc ainsi : "Lorsque la ligne De contient 'papa'
ou 'maman' ou 'tante Berthe' le déplacer vers le dossier famille".
Traduit en langage courant, cela donnerait quelque chose comme "lorsqu'un
email provient de l'adresse de papa, de maman ou de tante
Berthe, le ranger dans le dossier famille".
Quelques remarques :
» Il est possible de
multiplier les conditions (exemple : si un email vient de
telle adresse et comporte tel mot dans l'objet), et les actions
(exemple : le déplacer vers tel dossier et en envoyer
une copie à telle adresse).
» Par défaut
les régles sont numérotées, mais nous
vous conseillons de leur donner un nom plus explicite afin
de pouvoir les activer/désactiver, ou les modifier
plus facilement.
» Il suffit de cocher/décocher
la case qui précède chaque règle pour
l'activer ou non.
»
Maintenant que vous savez créer des règles
comme un pro, notez que pour aller encore plus vite, il est
possible de créer une règle à partir
d'un message. Cette fonction vous épargnera par exemple
la recopie manuelle d'une adresse à bloquer. Pour ce
faire, sélectionnez un message, et dans le menu
"Messages", choisissez la commande "Créer
une règle à partir d'un message", et
complétez...
Créer
un répondeur automatique
Grâce aux règles
de tri, il est possible de doter sa messagerie électronique
d'un répondeur. Le principe est simple comme bonjour,
il s'agit de configurer le logiciel de
telle sorte qu'il retourne systématiquement un message-type
en réponse aux mails reçus. Entre autres utilisations
possibles, un répondeur automatique constitue un excellent
moyen d'informer vos correspondants d'un prochain changement
d'adresse e-mail, et bien sûr, de signaler une absence
prolongée, par exemple un congé.
Première étape : création
d'un mail type
»
Il s'agit
de créer un nouvel e-mail, comme vous le feriez d'habitude.
Rédigez le texte de votre réponse-type en gardant à
l'esprit que tous vos vos correspondants sont susceptibles
de le recevoir, n'oubliez pas d'indiquer un objet (en précisant
si possible "répondeur automatique"). Il
est en revanche inutile de saisir l'adresse d'un correspondant.
»
Sauvegardez cet email
à l'aide de la commande enregistrez-sous du menu Fichier.
Vous pouvez nommer le document comme bon vous semble. Enregistrez
le de préférence au format standard pour les
mails (.eml) et retenez bien l'emplacement de cette
sauvegarde.
Seconde étape
: mise en place du répondeur
»
Dans la fenêtre
principale d'Outlook Express, sélectionnez la commande Règles
de message du menu Outils et cliquez sur Courrier
dans le sous-menu.
»
Pressez le bouton Nouveau,
pour accéder à l'assistant qui vous guidera
dans l'élaboration de la règle de courrier.
»
Dans le premier
cadre, cochez l'option "pour tous les messages"
si vous souhaitez répondre à tous vos correspondants
sans distinction. Bien sûr rien n'interdit l'élaboration
de règles plus sophistiquées : grâce aux
critères de tri proposés vous pourrez par exemple
créer des répondeurs différents pour
vos contacts professionnels et privés, créer
un répondeur pour indiquer aux correspondants qui vous
envoient des pièces jointes que pour éviter
les virus vous ne les ouvrez jamais, etc.
»
Dans le second
cadre, cochez l'option Répondre en utilisant message.
»
Dans le troisième
cadre, cliquez sur le mot message, puis dans la fenêtre
qui s'ouvre alors, parcourez simplement votre disque dur et
sélectionnez le message-type rédigé
et sauvegardé précédemment.
»
N'oubliez pas dans le dernier
champ de baptiser cette règle pour la reconnaître
aisément par la suite ("Répondeur"
nous semble un nom tout trouvé), puis validez en pressant
le bouton OK.
Troisième étape :
activer/désactiver le répondeur
»
Nous revoilà
face au gestionnaire des règles de réception.
Pour activer votre répondeur automatique, cochez
simplement la case qui l'accompagne. Pour le désactiver,
décochez la.
»
Si votre objectif est de prévenir
vos correspondants durant vos congés, laissez bien
sûr votre ordinateur allumé et Outlook ouvert
durant votre absence (ce qui exclut a priori les internautes
qui se connectent par modem).
»
En rentrant, n'oubliez pas de désactiver votre
répondeur...
Insérer sa signature
dans les mails sortant
»
Sélectionnez
la commande Options du menu Outils.
»
Cliquez sur l'onglet
Signature.
»
Cliquez sur Nouveau.
»
Dans le cadre Editer,
saisissez le contenu de votre signature.
»
Les intitulés des options proposées sous la
forme de cases à cocher sont tout à fait clairs,
la première ajoutera "la signature à tous
les messages sortants", la seconde prévient l'insertion
de la signature lorsqu'on se contente de transférer
des messages ou de répondre à un mail.
»
Il est
possible d'associer des signatures différentes à
chacun de ses comptes mail. Pour ce faire visitez les options
avancées, sous le bouton du même nom.
»
Enfin, vous pouvez
également choisir un titre pour la signature (Renommer),
définir une signature par défaut, l'appliquer sur tous les
messages... Dans ce dernier cas, elle apparaîtra automatiquement
dans le corps du texte à chaque création de message.
»
Il est bien sûr
possible de multiplier les signatures par exemple avec une
pour les collègues et une autre pour les copains. En
ce cas, vous pourrez spécifier la signature à
insérer par défaut (en la sélectionnant
et en pressant le bouton par défaut) ou passer au coup
par coup par la commande Signature du menu Insertion.
Gestion
des éléments supprimés
Par
défaut, les messages supprimés sont stockés
indéfiniment dans le répertoire Eléments
supprimés. Ils y restent jusqu'à ce que vous pensiez à
le purger d'un clic droit vengeur (clic droit sur la corbeille
en question, et commande "Vider le dossier Elements supprimés"
du menu contectuel). Cependant, pour réduire l'encombrement
sur votre disque dur, il est possible d'automatiser ce processus.
Bien sûr, une fois la vidange effectuée, plus
moyen de faire machine arrière. S'il vous arrive fréquemment
de supprimer des messages et de vous raviser quelques jours
plus tard, passez votre chemin, cette fonction n'est pas pour
vous.
Pour alléger
automatiquement votre messagerie électronique, procédez
comme suit :
»
Sélectionnez
la commande Options du menu Outils.
»
Basculez sous
l'onglet Maintenance.
»
Cochez la case
Vider les messages du dossier Eléments supprimés en quittant
et validez d'une pression sur OK.
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