Les destinataires d'un mail
Petit rappel
pour les grands débutants : pour envoyer un même
message à plusieurs personnes, vous n'êtes pas
obligé de composer autant de fois le mail qu'il y a de
destinataires....
» La première
solution consiste à saisir dans le champ "À :"
les adresses mails de vos destinataires, les unes à la
suite des autres séparées par des virgules ou
des points-virgules.
»
Vous pouvez affiner la manipulation en établissant
une hiérarchie dans cet envoi groupé. Il s'agit
d'envoyer le message à un correspondant principal (donc
via le champ "À :") et d'en adresser
une copie conforme à d'autres destinataires. Pour ce
faire on saisira leur adresse dans le champ "Cc :",
pour "Copie carbone".
Un mail présente rigoureusement le même aspect
qu'il ait été posté via la commande À :
ou Cc : mais cela indique au destinataire si l'on
attend expressément une réponse, ou si on lui
adresse le message à titre d'information.
»
Pour x raisons, on peut souhaiter que les multiples destinataires
d'un mail ne sachent pas qu'il s'agit d'un courrier groupé.
Exemple typique : les emails de voeux. Pour que chacun ait
l'impression que vous lui avez adressé un email unique
et personnalisé, alors même que vous envoyez
le message aux 300 personnes de votre carnet d'adresses, il
vous faudra saisir les adresses dans la troisième zone
de saisie : Cci, pour copie carbone invisible. 
Par défaut, cette option est masquée, mais
il suffit de cochez l'option "Tous les en-têtes"
dans le menu Affichage pour qu'apparaisse la ligne Cci.
»
La deuxième solution, plus adaptée si
l'on multiplie le nombre de destinataire à outrance,
consiste à les sélectionner dans le carnet d'adresses.
» Dans le menu "Outils",
cliquez sur "Sélectionner les destinataires".
»
Sur la gauche de cet assistant figure la liste exhaustive
de vos contacts. Il suffit de sélectionner une personne,
et de presser l'un des trois boutons À, Cc,
ou Cci pour l'ajouter à la liste des destinataires
du mail suivant l'un de ces modes d'envoi.
» Renouveller la
manipulation autant de fois que nécessaire.
» Pour ajouter plusieurs
contacts d'un coup, sélectionnez les en maintenant
la touche "Ctrl" appuyée, puis pressez
l'un des trois boutons.
»
La troisième solution est utile si l'on envoie
souvent ses mails au même groupe de personnes. Dans
ce cas, il est intéressant de définir une fois
pour toute ce groupe dans le carnet d'adresses, de sorte que
vous n'aurez plus qu'un nom à saisir pour joindre chacun
des membres de la "tribu".
» Dans le menu
"Outils", cliquez sur "Carnet d'adresses"
» Une fois dans le
carnet, sélectionnez la commande Nouveau groupe
du menu Fichier.
» Avant toute chose,
nommez votre groupe.
» pressez le bouton
Sélectionner les membres.
» choisissez les
contacts dans la liste, sur la gauche de la fenêtre,
pressez le bouton sélectionner au centre, et
validez avec "OK".
» Désormais,
pour envoyer un mail aux membres du groupe, il suffira de
saisir son nom dans l'un des champs de saisie, À :
Cc : ou CCi.
Ne pas inclure les messages
d'origine
Par défaut, lorsque
l'on répond à un e-mail via la commande "Répondre",
Outlook reprend l'intégralité du message d'origine.
L'intérêt de mettre une réponse dans son
contexte est évident, cependant si pour une raison
ou pour un autre, vous souhaitiez toujours partir d'un e-mail
vierge, il vous suffirait de procéder comme suit :
» Sélectionnez
la commande Options du menu Outils
» Basculez sous l'onglet
Envois
» Décochez
la case "Inclure le message d'origine dans la réponse"
Notez, toujours à propos
de cette insertion automatique du texte d'origine qu'il est
possible de mettre ce message en retrait ou non. En outre
dans le cas des textes bruts, on peut définir le symbole
de retrait (Sous l'onglet "envois" des options d'Outlook,
pressez le bouton Paramètres html, ou paramètres
de texte brut)
Accusé de réception
Il est possible de joindre à un
mail, une demande de confirmation de lecture, qui vous reviendra
un peu comme un accusé de réception, sous la
forme d'un message automatique. Notez bien cependant qu'il
ne s'agit que d'une demande, et que le destinataire peut tout
à fait l'ignorer, a fortiori si vous abusez de cette
option.
Pour demander systématiquement une confirmation
» Sélectionnez
la commande Options du menu Outils.
» Basculez sous l'onglet
Confirmations de lecture
» Cochez la case
"demander une confirmation..."
»
Il est aussi possible de ne demander cette confirmation
de lecture qu'au cas par cas. Cela nous semble d'ailleurs
plus judicieux. Pour ce faire, cochez simplement l'option
Demander une confirmation de lecture dans le menu Outils,
avant de poster un mail.
La priorité des messages
Il est possible de définir
le niveau de priorité d'un message.
Le fait qu'un message soit envoyé en priorité
haute ou basse n'a aucune incidence sur la vitesse à
laquelle le mail est transmis à son destinataire. La
seule différence avec un mail standard tient au point
d'exclamation rouge dont il est affublé dans la boîte
de réception. Cette option n'a de sens que si on ne
l'utilise que très ponctuellement, pour écrire
à des interlocuteures que l'on connaît bien,
collègues, amis, familles, etc. En revanche n'espèrez
pas qu'un employeur potentiel ou une hotline examine plus
promptement votre requête sous prétexte qu'elle
est marquée de ce pictogramme. Au contraire, un mail
posté en priorité haute alors qu'il n'y a pas
lieu aaurait plutôt tendance à irriter son destinataire.
Quoi qu'il en soit, pour changer la priorité d'un message
cochez simplement l'option de votre choix dans le menu Messages
(commande Définir la priorité), ou cliquez
sur le bouton Priorité.
Composer un email sans ouvrir
Outlook
De même qu'il est possible
de créer des raccourcis pour lancer le chargement d'une
page web, on peut très simplement ouvrir un nouveau
message, et ce alors même qu'Outlook est fermé.
Un mail ainsi composé sera stocké dans la boîte
d'envoi, et sera expédié lors de la prochaine
connexion. Pour créer l'un des raccourcis sur le bureau,
procédez comme suit :
»
Dans un espace libre de votre bureau, déployez
le menu contextuel d'un clic droit.
» Sélectionnez
la commande Nouveau, puis Raccourci
» Dans l'assistant
de création de raccourcis qui apparait alors, saisissez
simplement mailto: ou mailto: suivi de l'adresse
d'un destinataire en particulier.
» Validez,
nommez votre raccourcis, et le tour est joué. Désormais
vous n'aurez qu'à double cliquer sur ce lien pour rédiger
vos mails sans ouvrir Outlook.
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