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 PRATIQUE 
(Juin 2005)

"Comment générer un sommaire automatique avec Word ?"

Question de Gabrielle D., par mail
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Qui ne s'est pas énervé en essayant d'élaborer un sommaire dans Word? Mise en page approximative, perte de temps à retrouver les titres et les pages correspondantes... Faire une table des matières n'est pas chose facile dans ce traitement de texte. Pourquoi se prendre la tête alors que Word peut le faire à votre place ? Il vous suffira simplement de choisir la disposition de vos titres et c'est tout !

Pour générer automatiquement vos titres pour le sommaire, il vous faut les "marquer" en utilisant les styles Titre 1, Titre 2, etc. En effet, lorsque vous voudrez générer votre sommaire, Word récupèrera tous les titres "marqués" et les disposera suivant vos choix. Pratique vous n'avez plus à parcourir votre fichier à la recherche des titres et à indiquer les pages auxquels ils se rapportent.

Avant de commencer, sachez qu'un sommaire ne se réalise qu'à la fin, quand vous avez fini de rédiger entièrement votre document.

Balisage de vos titres : commencez par rédiger votre texte comme d'habitude mais à chaque fois que vous devez taper un titre (exemple : II), 1), a) etc.) vous devez suivre cette procédure :

Avant de taper votre titre, sélectionnez dans le champs Style, Titre 1, grâce à la flèche dirigée vers le bas. Ici, des paramètres sont déjà rentrés par défaut et les titres sont placés hiérarchiquement, Titre 1 étant vos gros titres et Titre 2 vos sous titres. Vous pouvez, si vous le voulez, modifier ces options comme : la Police, la Taille de la police, le Souligné, la Couleur des titres, etc. dans les champs appropriés. Faites de même pour les autres sous titres en sélectionnant cette fois Titre 2 et ainsi de suite.

A chaque fois que vous voulez "marquer" un titre, il vous suffira de le selectionner et de choisir le style auquel il se rapporte (Titre 1, Titre 2...)

Attention : n'oubliez pas de revenir au style Normal quand vous tapez du texte. Sinon tout le texte tapé avec les styles définis pour les titres apparaîtront dans le sommaire...

Générer votre sommaire : une fois tous vos titres marqués et en place vous pouvez générer le sommaire automatiquement.

Tout d'abord placez votre curseur à l'endroit où vous voulez insérer votre sommaire.

Allez dans le menu Insertion, et sélectionnez Table et index... Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, choisissez l'onglet Table des matières. Un aperçu de votre futur sommaire vous montre vos titres (Titre 1) et sous titres (Titre 2) etc. ainsi que vos modifications en temps réel.

Cochez ensuite les cases Afficher les numéros de page et Aligner les numéros de page à droite pour une meilleure visualisation. Choisissez ensuite dans le menu déroulant par le biais de la flèche dirigée vers le bas les Caractères de suite.

Dans la rubrique Général en dessous, vous pouvez choisir le Formats et le nombre de Niveaux que vous souhaitez.

Validez par OK, pour générer votre sommaire.

Note : plus qu'un gain de temps et une belle présentation pour votre sommaire, ce système vous permet également de vous rendre dans la section voulue en cliquant simplement sur le titre dans le sommaire.


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NB : Désolé, L'Internaute ne traite pas les questions d'ordre professionnel

 

 
 [Alexandre Lu, L'Internaute]
 
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