"Comment installer une réponse automatique à mes mails ?"

Question de Matthieu par mail

Vous partez en vacances et vous ne souhaitez pas retrouver à votre retour une boîte pleine de mails ? La solution est d'installer une réponse automatique à vos messages afin d'avertir vos correspondants de votre absence.

Le fonctionnement est simple : à la réception d'un mail, votre boîte de messagerie (Outlook ou webmail) répond automatiquement en envoyant un mail que vous avez rédigé au préalable annonçant vos dates de congé.

Installer une réponse automatique avec Outlook

Si vous utilisez Outlook, vous pouvez installer une réponse automatique, mais celle-ci à plusieurs inconvénients. En effet, pour être opérationnelle, vous devrez laisser allumer votre ordinateur, le logiciel Outlook ouvert et votre connexion internet active. Ce qui est au final peu pratique ! Il sera donc préférable d'installer la réponse automatique directement sur votre webmail si celui-ci vous en offre la possiblité (cf. seconde partie).

Par contre, utiliser une réponse automatique avec Outlook est utile, si vous travaillez en entreprise et que votre PC reste allumé en votre absence, ou bien si à votre domicile, certains membres de votre famille désirent utiliser votre ordinateur en votre absence.

Pour installer une réponse automatique dans Outlook, il faut dans un premier temps rédiger le message d'absence en cliquant sur Nouveau.

Enregistrez ensuite ce message en cliquant sur l'icône "disquette". Le message sera ainsi sauvegarder dans "Brouillons".

Cliquez ensuite sur sur Brouillons dans votre boîte de réception puis sélectionnez le message enregistré.

Cliquez ensuite sur Fichier > Enregistrer sous dans la barre d'outils.

Enregistrez votre message en lui donnant d'une part un nom significatif (par exemple : "absence") et d'autre part en sélectionnant le type de fichier : Modèle Outlook.

Cliquez ensuite sur Outils > Règles et alertes...

La fenêtre Règles et alertes s'ouvre, cliquez sur Nouvelle règle... puis sélectionnez Démarrer à partir d'une règle vide.

Spécifiez ensuite que la réponse automatique doit être active à l'arrivée de nouveaux messages, en sélectionnant Vérifier les messages à leur arrivée.

Vous devez ensuite fixer une ou plusieurs conditions qui régissent l'envoi de la réponse automatique. Si vous partez en vacances la condition à choisir est : reçu dans une plage de dates spécifique.

Vous devez ensuite modifier cette règle en cliquant dessus dans l'encadré "Etape 2", afin de préciser les dates de vos congés (veille et lendemain de votre période d'absence). Cliquez ensuite sur Suivant.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre afin de préciser l'action à effectuer, à savoir : répondre en utilisant un modèle spécifique.

Vous devez choisir le "modèle", c'est à dire le message que vous avez préalablement enregistré pour la réponse automatique. Comme précédemment, dans l'encadré "Etape 2" cliquez sur un modèle spécifique, puis sur Suivant.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous invitant à rechercher le fichier voulu, à savoir le modèle intitulé "absence" enregistré lors de la première étape.

Pour retrouver le document, sélectionnez Modèles dans le fichier système dans le champ "Regarder dans :". Le fichier absence.oft est repéré immédiatement. Cliquez ensuite sur Ouvrir. La règle apparaît.

Cliquez sur Suivant. Vous pouvez fixer une règle d'exception si vous ne souhaitez pas avertir certaines personnes de votre absence.

Sinon cliquez sur Suivant.

Le récapitulatif de la règle apparaît. Vous pouvez attribuer un nom à celle-ci et l'activer en cochant Activer cette règle. Cliquez ensuite sur Terminer, votre régle est en vigueur.

Vos correspondants recevront ainsi à chaque message envoyé, une réponse automatique les informant de votre absence. Ils pourront ainsi attendre votre retour pour vous envoyer des mails.

Créer une règle de réponse automatique dans Outlook est intéressant si vous laissez votre ordinateur en veille. Dans le cas inverse, il vous faudra activer cette option sur le site de votre webmail.

Installer une réponse automatique sur le site de son webmail

Certains webmails proposent la possibilité de créer une réponse automatique en ligne, afin d'avertir ses correspondants de son absence. Le réglage se fait très simplement en quelques secondes, à la différence du périlleux réglage que nécessite Outlook.

Prenons exemple sur Yahoo! qui en est l'un d'entre-eux (la manipulation est identique chez les autres webmails).

Pour activer la réponse automatique sur Yahoo! Mail, il suffit, dans votre boîte mail, de cliquer sur Options > Message d'absence. Une page de réglage apparaît.

Il suffit alors de régler les dates de validité de la réponse automatique et son contenu. Yahoo! offre d'ailleurs la possibilité de créer une réponse spécifique aux mails envoyés par certaines adresses (distinguées par le nom de domaine, du type yahoo.fr). Pratique si vous utilisez une même adresse à la fois pour vos besoins personnels et professionnels.

Un autre exemple : celui de GMail, qui propose une version simplifiée du réglage de réponse automatique.