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Pour créer des règles de tri automatique, commencez par lancer Outlook Express. Puis rendez-vous dans le menu "Outils", sélectionnez la commande "Règles de message" et dans le sous-menu, cliquez sur "Courrier". Une nouvelle fenêtre de configuration devrait alors apparaître, ouverte sur l'onglet "Règles de courrier", si ce n'est pas le cas, basculez sous cet onglet d'un clic.

Vous voici devant l'écran qui va vous permettre de créer des règles qui vont grandement vous faire gagner du temps.
Le premier champ, intitulé Conditions pour votre règle sert à définir le contexte dans lequel la règle devra s'appliquer.


Dans le second champ, Actions pour votre règle on indiquera s'il convient de déplacer le message, de le faire suivre, de le supprimer, etc. Il s'agit simplement de cocher la bonne case, puis d'en préciser les détails dans le dernier champ. Nous allons vous guider pas à pas dans l'élaboration d'une règle visant à ranger les mails de vos proches dans un répertoire spécifique.

Première étape : cochez la case "Lorsque la ligne De contient des personnes" (soit en bon français "quand un mail provient de").
La phrase est aussitôt recopiée dans la partie inférieure de la fenêtre.
Les informations à compléter figurent en bleu, à la façon d'un lien hypertexte.

Cliquer sur le lien en question (contient des personnes).
Une nouvelle fenêtre s'ouvre au premier plan. Deux possibilités s'offrent alors à vous :
- saisir manuellement les adresses e-mail de vos proches (en pressant le bouton ajouter)
- ou les récupérer dans votre carnet d'adresses si elles y figurent (en pressant le bouton carnet d'adresses). Papa, maman, tata, tonton, le petit frère et la grande soeur... une fois la liste d'expéditeurs complétée, validez votre sélection d'une pression sur OK. En cas d'oubli, il sera toujours possible d'enrichir ou d'affiner la règle par la suite.

Deuxième niveau : la définition des "Actions pour votre règle", soit la façon dont seront traités les mails provenant des expéditeurs sélectionnés.
Cochez la case "Le déplacer vers le dossier spécifié" (en français : "mettre dans le dossier"). Comme précédemment, la phrase est reproduite au bas de la fenêtre.
Cliquez sur le lien (soit le mot "spécifié"). Dans l'arborescence qui apparaît, sélectionnez le dossier où iront les messages. Toujours suivant notre exemple, nous choisirons le dossier "famille"

Avec cette règle, tous les messages provenant des expéditeurs listés iront directement se placer dans le dossier famille. Vous pouvez faire la même chose au niveau professionnel, pour vos amis. Tout cela va vous permettre de regrouper les mails et donc de gagner un temps considérable, surtout si vous n'avez pas consulté votre boite depuis longtemps.

Créer un répondeur automatique qui répond aux mails.
Grâce aux règles de tri, il est possible de doter sa messagerie électronique d'un répondeur. Le principe est simple, il s'agit de configurer le logiciel de telle sorte qu'il retourne systématiquement un message-type en réponse aux mails reçus. Un répondeur automatique constitue un excellent moyen d'informer vos correspondants d'un prochain changement d'adresse e-mail, et bien sûr, de signaler une absence prolongée, par exemple un congé.

Créez un nouvel e-mail, comme vous le feriez d'habitude. Rédigez le texte de votre réponse-type en gardant à l'esprit que tous vos vos correspondants sont susceptibles de le recevoir, n'oubliez pas d'indiquer un objet (en précisant si possible "répondeur automatique"). Il est en revanche inutile de saisir l'adresse d'un correspondant.

Sauvegardez cet email à l'aide de la commande enregistrez-sous du menu Fichier. Vous pouvez nommer le document comme bon vous semble. Enregistrez-le de préférence au format standard (.txt) et retenez bien l'emplacement de cette sauvegarde.

Dans la fenêtre principale d'Outlook Express, sélectionnez la commande Règles de message du menu Outils et cliquez sur Courrier dans le sous-menu. Pressez le bouton Nouveau, pour accéder à l'assistant qui vous guidera dans l'élaboration de la règle de courrier.

Dans le premier cadre, cochez l'option "pour tous les messages" si vous souhaitez répondre à tous vos correspondants sans distinction. Bien sûr rien n'interdit l'élaboration de règles plus sophistiquées : grâce aux critères de tri proposés vous pourrez par exemple créer des répondeurs différents pour vos contacts professionnels et privés...

Dans le second cadre, cochez l'option Répondre en utilisant message. Dans le troisième cadre, cliquez sur le mot message, puis dans la fenêtre qui s'ouvre alors, parcourez simplement votre disque dur et sélectionnez le message-type rédigé et sauvegardé précédemment. N'oubliez pas dans le dernier champ de baptiser cette règle pour la reconnaître aisément par la suite ("Répondeur" nous semble un nom tout trouvé), puis validez en pressant le bouton OK.

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Vous voici revenu face au gestionnaire des règles de réception. Pour activer votre répondeur automatique, cochez simplement la case qui l'accompagne. Pour le désactiver, décochez-la. Si votre objectif est de prévenir vos correspondants durant vos congés, vous devrez laisser votre ordinateur allumé et Outlook ouvert durant votre absence (ce qui exclut a priori les internautes qui se connectent par modem). En rentrant, n'oubliez pas de désactiver votre répondeur...