Dans un premier temps, il va falloir positionner vos paragraphes. Vous pouvez pour cela cliquer dans le menu Format "Paragraphe" ou utiliser les raccourcis suivant :

- Centrer un paragraphe : CTRL+E
- Justifier un paragraphe : CTRL+J
- Aligner un paragraphe à gauche : CTRL+MAJ+G
- Aligner un paragraphe à droite : CTRL+MAJ+D
- Mettre un paragraphe en retrait à gauche : CTRL+M
- Créer un retrait négatif de première ligne : CTRL+T
- Réduire un retrait négatif de première ligne : CTRL+MAJ+T
- Supprimer la mise en forme d'un paragraphe : CTRL+Q

Les styles de paragraphe
Pour un document imposant, la mise en page serait pénible s’il fallait reporter paragraphe par paragraphe les mêmes modifications. En sélectionnant la totalité du document pour modifier les paramètres, les changements se répercutent sur tout le texte même s’il n’est question que de modifierles titres d'alinéas par exemple.
Il faut donc utiliser les styles de paragraphes (menu "Format" "Style") qui vont permettre de créer un style pour chaque type de paragraphe (titre de chapitre, titre d'alinéa, paragraphes en retrait, corps principal du texte, table des matières, etc.).
Pour chaque style, il y a possibilité de régler les paramètres (caractères, justification, interlignage, tabulation, etc.).
Si ultérieurement un paramètre ne convient pas, il suffit de retourner dans le menu "Format" "Style" pour modifier le style. Après validation, les modifications sont automatiquement reportées à tous les paragraphes définis par le style modifié.

Les raccourcis pour appliquer les styles :

- Appliquer un style : CTRL+MAJ+S
- Activer la fonction mise en forme automatique : CTRL+MAJ+1
- Appliquer le style Normal : CTRL+MAJ+N
- Appliquer le style Titre 1/2/3 : CTRL+MAJ+1/2/3

Mettre en place une tabulation
La tabulation est un outil qui va forcer le texte à se placer une position déterminée sur la ligne. Les taquets de tabulation permettent d'aligner le texte à droite et à gauche, d'aligner les paragraphes, créer des alinéas, faciliter la rédaction d'une lettre avec entête, etc. Le placement du texte au niveau des taquets se fait en appuyant sur la touche tabulation TAB.

Pour placer un taquet, il suffit de cliquer avec le bouton gauche de la souris sur la règle, à l'endroit voulu. Pour enlever un taquet, il faut cliquer dessus sans relâcher, puis glisser la souris en dehors de la règle et relâcher.

Word propose trois types de taquets :
- la tabulation gauche, propice pour la création des alinéas ;
- la tabulation centrée, qui place le texte selon un axe central démarqué par le taquet. Ce type de tabulation est notamment utilisé dans la rédaction des poèmes ;
- la tabulation droite, place une limite sur le côté droit de votre texte. Cette tabulation est utile pour mettre en forme une lettre.

Word permet également le placement d'un retrait de ligne positif, pour aligner le texte sur la gauche.

L'utilisation d'un retrait négatif permet de jouer entre les alinéas et les retours de ligne. Le retrait négatif peut également être fait en appuyant sur CTRL+T. Le taquet se décale tous les 1,25 cm. Mais il est possible de régler en détail les caractéristiques des retraits de ligne en double-cliquant sur la règle.

Les interlignes et les espacements
L’interlignage est la distance qu'il y a entre le haut d'une ligne et le haut de la ligne suivante. L'utilitaire Paragraphe accessible en double-cliquant sur la règle permet également de régler manuellement les espacements entre les lettres ainsi que les interlignes (simple, 1,5 ou double...).

Des raccourcis clavier permettent cependant de modifier rapidement les interlignes :
- Appliquer une interligne simple : CTRL+MAJ+L
- Pour une interligne double : ALT+MAJ+L
- Pour appliquer une interligne de 1,5 : CTRL+5
- Pour ajouter ou supprimer une ligne avant un paragraphe : CTRL+0