Tout d'abord, sachez qu'il vaut mieux vous y prendre plusieurs mois à l'avance. Surtout si c'est la première fois, soyez prévoyant : 4 à 6 échanges de courriers ou d'e-mails plus des coups de fils, voilà probablement ce qu'il vous faudra pour régler l'échange.

1. Assurez la prise de contact
Procédez tout d'abord par e-mail, cela permet d'expliquer clairement ce que l''on a à offrir et ce que l''on attend en échange, en limitant les risques de mauvaise interprétation linguistique.
Une fois que vous aurez présenté votre famille, (votre situation professionnelle, l'âge de vos enfants et le nom de vos animaux domestiques...), vous pouvez passer au point important : votre maison.
N'hésitez pas a donner un maximum de détails : la taille, l'environnement, une liste des équipements ménagers, s'il y a un parking, en combien de temps on peut rejoindre la plage/ montagne/ centre-ville, comment y accéder etc..
Si vous proposez d'échanger votre voiture, indiquez bien le modèle, l'année, si la boite de vitesse est automatique ou manuelle. Précisez également comment vous compter faire pour le règlement des charges et du téléphone (généralement, chacun paie ses propres factures hormis le téléphone)
Finissez votre mail en donnant vos dates d'échanges possibles et surtout "faites la pub" de votre maison en leur expliquant pourquoi ils vont l'adorer, photos à l'appui si vous en avez. Attention, il s'agit bien sûr de leur donner envie de venir, en leur présentant tous les points positifs de cet échange, pas de les tromper sur la marchandise !
Après 1 ou 2 e-mails formels, mieux vaut faire un premier test de compatibilité par téléphone, c'est le meilleur moyen de savoir à qui vous avez à faire.
Une fois que tout sera arrangé, pensez à envoyer une lettre de confirmation où vous aurez consigné tous les détails et les dates de l'échange. L'affaire est faite.

2. Verrouillez le risque d'annulation
Si une raison sérieuse (accident, maladie, etc.) vous obligeait à annuler ce contrat, appelez tout de suite votre interlocuteur, et essayez de lui trouver un plan de secours, (votre cousin(e) souhaitant prendre votre place par exemple). Ce dernier cas de figure arrive, paraît-il, très rarement, mais il vaut mieux prendre une assurance annulation pour vos billets d'avion au cas où.

3. Préparez votre logement
Attention à la propreté ! C'est un problème récurant dans les échanges d'appartement, qui illustre assez bien les différences de standard dans ce domaine.
Vous devez laisser votre maison dans un état impeccable : préparez les chambres à coucher avec de la literie fraîchement lavée et laissez à leur disposition des jeux de draps et de serviettes de toilette en quantité suffisante pour le nombre d'invités prévus. Nettoyez votre réfrigérateur, (vous pouvez même le dégivrez si ça n'a pas été fait depuis longtemps) et remplissez le avec des aliments basiques (thé, café, pain, œufs, etc..) pour que vos invités n'aient pas à courir au supermarché en arrivant. Certains poussent même l'hospitalité jusqu'à préparer un petit dîner à réchauffer pour le jour d'arrivée.


4. Ecrivez un "mode d'emploi" de votre maison
Un petit guide d'informations pratiques pour l'usage des appareils ménagers, des systèmes électroniques, sera très utile pour vos invités. N'oubliez pas que chaque pays a des standards d'équipement différent.
Pour les clefs, mieux vaut demander à un voisin ou un ami de jouer les entremetteurs. En plus d'accueillir vos invités, il leur fournira toutes les informations pertinentes sur le quartier et pourra être un recours en cas de difficultés. C'est aussi l'occasion pour eux de faire des rencontres, et de découvrir de nouvelles cultures.
Enfin si vous avez un grand jardin à arroser, mieux vaut en confier la charge à un voisin ou à une aide extérieure. De même pour la femme de ménage, il est d'usage de continuer à la payer pendant le séjour de vos hôtes. Cela vous permet en outre d'avoir quelqu'un qui garde un oeil sur votre maison et puisse vous prévenir en cas de problèmes.

5. Préparez de la documentation
Faites une liste des numéros de téléphone utiles : pour les urgences (médecins de nuit, réparateurs divers, hôpitaux, police...) et pour les commodités (gardiens d'enfants, femme de ménage, amis sûrs qui les contacterons pendant leur séjour, et à qui ils peuvent faire appel pour tout conseil pratique)
Indiquez leur où ils pourront trouver les meilleurs croissants du quartier, les jours du marché, la route vers le supermarché le plus proche et le nom de vos restaurants préférés.
Préparez leur aussi une pile de guides touristiques et de cartes routières, en leur mentionnant les circuits intéressants, les curiosités de votre région ainsi que les activités particulières à ne pas manquer.
Votre connaissance des lieux sera vivement appréciée. Si vous n'avez pas le temps de leur préparer toutes ces infos, faites au moins un tour à l'office du tourisme avant de partir et laissez leur des brochures.



6. Couvrez les risques
Le plus grand risque serait que votre partenaire annule l'échange au dernier moment. Cela arrive très rarement, mais avec une bonne assurance annulation, vous devriez couvrir les frais engagés.
De même pour la protection de vos biens, il faut absolument que vous signalez les noms des occupants de votre résidence à votre compagnie d'assurance. Et si vous décidez d'échanger vos voitures, mentionnez bien le montant de la franchise applicable en cas d'accident responsable sur votre police d'assurance auto.
Pour le reste, il est peu probable que vous constatiez des dommages de votre intérieur. Ces échanges existent depuis plus de 40 ans et la plupart des participants découvrent avec plaisir que leurs hôtes prennent plus de soin avec le foyer échangé qu'avec leur propre maison.
Mais la meilleur assurance reste bien sûr l'ancienneté des annonceurs sur le site.