Mettre en place un contrôle des comptes de la copropriété
Aucun propriétaire d'un bien immobilier ne peut déroger au paiement des charges pour couvrir les frais pour le bon fonctionnement et la conservation du bâtiment. Il s'agit notamment de l'entretien, de l'éclairage des parties communes, de l'installation et du maintien en marche du digicode, du nettoyage de la cour, des cages d'escalier ou encore du local à poubelles, de l'entretien des plantations s'il y en a... Il faut aussi ajouter les coûts de gestion de la copropriété : les frais d'organisation de l'assemblée générale annuelle, les honoraires du syndic de copropriété. A ces charges s'additionnent des dépenses spéciales : l'installation, la maintenance et l'entretien de l'ascenseur, le chauffage central s'il y a un, le vide-ordures le cas échéant...
Qui fixe les sommes à payer ?
L'ensemble des dépenses et des recettes doit être estimé avant le début de chaque année et soumis au vote en assemblée générale. Ce moment est important. Par la suite, sur la base de ce budget prévisionnel, le syndic va appuyer sa demande de paiement trimestriel d'une provision auprès de chaque copropriétaire. En fin d'année, en fonction des dépenses réellement faites, il va procéder à un ajustement des charges. Soit les copropriétaires ont trop versé et le trop-perçu sera rendu ou affecté aux sommes à devoir pour la nouvelle année. Soit les dépenses ont été plus élevées que les recettes et chaque propriétaire va verser un complément pour maintenir à l'équilibre les comptes de la copropriété.
Quelle est la répartition de charges ?
Chaque propriétaire ne paye pas les mêmes charges collectives que les autres. Il est appliqué une quote-part. Celle-ci tient compte de la surface du logement, de sa localisation dans l'immeuble et de l'usage spécifique ou non de parties communes. Si une partie des charges va être identique pour tous les propriétaires - les frais d'entretien y compris le jardin, d'éclairage, de l'assemblée générale - il n'en est pas de même pour les dépenses spéciales. Là, la facturation ne va concerner qu'une partie des propriétaires. Par exemple, les frais d'entretien de l'ascenseur vont plus peser sur la personne qui habite le dernier étage que celle qui se trouve au rez-de-chaussée. Si l'immeuble possède plusieurs escaliers, la répartition peut s'appuyer sur un zonage des charges selon chaque escalier. Comme pour le budget prévisionnel, la répartition est définie en assemblée générale. Elle est inscrite au règlement intérieur et s'impose à tous, y compris les propriétaires qui ont emménagé après la délibération. Ceci vaut aussi pour les travaux selon qu'ils concernent tout ou partie de la copropriété.
Comment recouvrer une partie des charges ?
Un propriétaire qui met en location un logement est autorisé à répercuter une partie des charges réglées à la copropriété sur son locataire. Pour la consommation d'eau y compris les taxes, le chauffage, s'il est collectif, ou le coût d'entretien des parties communes, par exemple, l'ensemble des sommes payées peut lui être réclamé. Le propriétaire peut demander au locataire de lui rembourser la taxe des ordures ménagères qu'il a réglée. Pour les frais de gardiennage, une répartition est prévue entre le propriétaire (60 %) et le locataire (40 %).
En revanche, pour les travaux, les interventions de dépannage de l'ascenseur ou du chauffage collectif ou privatif, le ravalement de l'immeuble ou des parties arborées, et la dératisation, le locataire n'a rien à verser. Les travaux sont à la charge du propriétaire. Les dépenses d'électricité du logement sont à la charge du locataire. D'ailleurs, c'est à lui de prendre contact avec l'entreprise qui livre le courant pour mettre le compteur à son nom. Une charge peut être réclamée par le propriétaire ou dénoncée par le locataire dans un délai de cinq ans. Pour éviter tout conflit, mieux vaut présenter un décompte des charges expliquant les sommes demandées.