Frais réels : lesquels sont déductibles des impôts ?

FRAIS REELS 2023. Le régime des frais réels peut s'avérer être plus intéressant que l'abattement forfaitaire de 10% sur votre déclaration d'impôt. Calcul, frais de repas, barème kilométrique... On fait le point.

[Mis à jour le 24 mai 2023 à 15h56] Les frais réels représentent l'ensemble des dépenses engagées par un salarié pour son activité professionnelle. Ils comprennent entre autres les repas, les trajets quotidiens et d'autres dépenses liées à l'activité du salarié (à inscrire sur la déclaration d'impôts). Si vous optez pour cette option, sachez qu'il est obligatoire de conserver tous les justificatifs pour prouver que les dépenses effectuées entrent bien dans le calcul et correspondent à l'emploi du salarié. Ces factures peuvent tout à fait vous être réclamées par le fisc. Le montant des frais réels, lui, est à inscrire dans les cases 1AK à 1DK de votre déclaration d'impôt. Attention, il ne faut pas les soustraire au montant déclaré dans les cases 1AJ à 1DJ, l'administration fiscale s'en charge automatiquement. Si vous le faites, les montants seront faussés. Ces cases sont accessibles à l'étape 3 de la déclaration d'impôt en ligne, juste après avoir coché "Traitements, salaires" et cliqué sur "suivant".

Vous pensez avoir dépensé davantage que le plafond de l'abattement forfaitaire de 10% pour vos frais professionnels (13 522 euros) au cours de l'année 2022 ? Bonne nouvelle pour vous, c'est le moment de déclarer ces revenus pour leur montant réel grâce aux frais réels. Mais alors, comment les calculer ? Prenons l'exemple de vos frais kilométriques. Imaginons que vous disposez d'un véhicule d'une puissance fiscale de 4CV et parcourez 15 000 kilomètres par an dans le cadre de votre travail. Dans ce cas, le calcul de l'indemnité kilométrique est le suivant : 15 000 (la distance) x 0,340 : 5 100 euros. A cela s'ajoute un montant bonus de 1 330 euros soit un total de 6 430 euros à retrancher de vos revenus 2022 sur votre déclaration de revenus 2023. Une manne financière non négligeable, notamment en ces temps d'inflation galopante.

Quels sont les frais réels déductibles auprès des impôts ?

Frais de transport domicile travail, frais de repas... Chacune des dépenses que vous allez indiquer devra être nécessaire à votre activité professionnelle, et strictement à celle-ci, et justifiée, notes de frais et factures à l'appui. Voici quelques exemples des frais professionnels admis et déductibles :

Frais de repas
Frais professionnels liés au télétravail
Frais de vêtements spéciaux
Frais de documentation professionnelle
Cotisations versées aux syndicats et cotisations salariales aux comités d'entreprises.
Frais kilométriques domicile-lieu de travail
Déplacements professionnels
Frais de formation
Locaux et équipements professionnels

"Il y a souvent de l'incompréhension entre l'administration fiscale et les contribuables", a constaté Frédéric Douet, professeur de droit fiscal à l'université Rouen Normandie. "Les seuls frais déductibles sont ceux qui sont nécessaires à l'activité professionnelle. Cela veut dire qu'il doit y avoir un rapport étroit entre la dépense et ce qu'elle procure au salarié dans le cadre de son activité professionnelle".

Toute la difficulté est donc de déterminer si la dépense est nécessaire ou non. Or, si elle est parfois évidente pour vous, elle ne le sera pas forcément pour le fisc, qui est susceptible de vous contrôler. Autre problématique majeure : les preuves. Vous devez être en mesure, si l'administration fiscale vous le demande, de fournir tous les justificatifs de vos frais professionnels. C'est bien souvent là que le bât blesse.

"Le conseil qu'il faut donner, c'est d'avoir une sorte de livre journal dans lequel les contribuables enregistrent chaque dépense, l'objet, le montant, le moyen de paiement", préconise Frédéric Douet. Votre employeur vous rembourse déjà des frais ? Les allocations pour frais d'emploi et les remboursements doivent impérativement être intégrés à vos salaires si vous optez pour les frais réels. "En contrepartie, vous pouvez déduire la totalité de vos frais engagés dans le cadre de votre activité professionnelle", explique-t-on sur le site des impôts.

Comment déclarer mes frais réels sur ma déclaration d'impôts ?

Que vous décidiez de remplir votre déclaration de revenus en ligne ou via le formulaire papier, vous avez la possibilité de déclarer vos frais professionnels pour leur montant réel en case 1AK à 1DK, dans la partie réservée aux traitements et salaires. Ayez à l'esprit que vous devrez détailler ces frais, sur du papier libre si vous avez opté pour le formulaire papier, ou via une note explicative à destination des impôts si vous déclarez sur Internet.

Pensez à ajouter dans les case 1AJ à 1DJ les remboursements pour frais professionnels de votre employeur. Vous ne devez pas joindre toutes vos factures, quittances et autres attestations, mais il faudra conserver chaque justificatif durant au moins 3 ans.

Comment déclarer les frais réels de repas ?

Ayez déjà à l'esprit que, sauf circonstances exceptionnelles, vous ne pouvez pas déduire vos frais de repas à domicile. La méthode de calcul dépend ensuite de l'endroit où vous vous restaurez :

Vous déjeunez à l'extérieur et ne disposez pas d'une cantine d'entreprise : vous pouvez déduire vos dépenses réelles, sous déduction du prix d'un repas à domicile. Voici la formule à appliquer : somme des notes de restaurant – (le nombre de repas pris à l'extérieur x le tarif fixé par l'administration fiscale). Lorsque votre employeur participe aux frais de repas via des titres restaurant, vous devez veiller à déduire sa part.
Vous déjeunez dans une cantine d'entreprise : vous devez faire la différence entre la somme des notes de votre restaurant d'entreprise et le prix d'un repas à domicile.
Vous déjeunez à l'extérieur, et ce, alors que vous avez accès à un restaurant d'entreprise : sachez que vous ne pourrez pas déduire l'excédent de prix.

Comment calculer les frais réels avec le télétravail ?

Le télétravail a pu occasionner le versement d'allocations de la part de votre employeur. Dans le cadre de la crise, Bercy a annoncé qu'elles sont exonérées d'impôt dans la limite de 2,5 euros par jour télétravaillé et 550 euros sur l'année (lire plus bas). Si vous avez travaillé tous les jours pendant sept mois chez vous, soit 168 jours, la limite d'exonération sera alors de 420 euros, a calculé le journal Les Echos (2,5 x 168). Ayez à l'esprit que si votre employeur vous a versé une allocation supérieure à ce montant, vous devrez ajouter l'excédent à vos salaires imposables si vous n'êtes pas en mesure de le justifier. Mais concrètement, quelles sont les options ? On les résume :

La déduction forfaitaire : votre allocation est exonérée, vous n'avez donc pas à la déclarer.
Si vous optez pour les frais réels : là aussi, votre allocation est exonérée, vous n'avez pas à la déclarer. Cela signifie que vous donc uniquement déclarer les frais réels pour les autres postes (transport, etc). Imaginons à présent que vous souhaitez tout de même déclarer vos frais de télétravail en réel, car votre allocation est supérieure aux limites imposées précédemment. Cela impose que vous déclariez votre allocation en l'intégrant à vos traitements et salaires, pour ensuite déclarer l'ensemble de vos frais professionnels.

"Lorsque le salarié opte pour la déduction des frais réels et justifiés, les frais liés au télétravail à domicile peuvent être déduits à hauteur des montants retenus pour l'exonération de l'allocation forfaitaire indiqués ci-dessus", peut-on lire dans la brochure pratique des impôts. "Toutefois, les frais réels peuvent être déduits pour leur montant exact si cela est plus favorable". Attention, les frais de repas pour les jours télétravaillés ne sont pas admis en déduction.

L'administration fiscale a produit une Foire aux questions (FAQ) dédiée à la crise sanitaire, que vous pouvez retrouvez sur le site du ministre de l'Economie. Elle y liste l'intégralité des frais notamment liés au télétravail déductibles, les voici : frais de communication (autres que les frais de téléphone portable) - comme l'abonnement ou la souscription d'une offre Internet -, frais de téléphone portable (abonnement, acquisition d'un téléphone portable), frais de déplacement domicile-travail, frais de fournitures et d'imprimés :(cartouches d'encre par exemple ou ramettes de papier), frais liés à l'utilisation d'un local privé (eau, électricité...) calculé au prorata "de la surface utilisée à titre professionnel par rapport à la surface totale du logement ET du temps de travail télétravaillé" et frais d'acquisition de mobilier et de matériel informatique. Soyez particulièrement vigilant, car s'il vous paraît évident que le télétravail a généré des coûts supplémentaires, il n'en est pas forcément de même aux yeux de l'administration fiscale.

Comment effectuer une simulation de mes frais réels ?

Ayez à l'esprit qu'il n'existe pas de simulateur des frais réels à proprement parler, à l'exception du barème des frais kilométriques vous permettant d'évaluer vos seuls frais de déplacement : ici. Cela induit donc que vous allez devoir calculer tout vous-même, et surtout, preuve à l'appui.

Comment choisir entre frais réels et déduction de 10% ?

Le calcul pour effectuer le choix entre une déduction forfaitaire de 10% et la déduction des frais réels est primordial. Il peut s'avérer être lourd de conséquences si vous vous trompez. Vous devez bien connaître toutes les dépenses pouvant être déduites afin de faire le calcul, puis votre choix.

Si vous déclarez des revenus importants, nous vous conseillons d'opter pour l'abattement de 10%. A titre d'exemple, si vous déclarez 100 000 euros de traitements de salaires, l'abattement sera de 10 000 euros. Il est très rare que les frais réels s'élèvent à ce montant là. La déduction des frais réels est généralement plébiscitée par des contribuables aux revenus plus modestes et qui engagent des frais de déplacement pour se rendre sur leur lieu de travail.

Comment calculer les frais réels kilométriques ?

Si vous utilisez un véhicule, vous avez le choix entre deux méthodes de calcul pour évaluer vos frais de déplacement. La première consiste en une évaluation forfaitaire. Pour ce faire, vous pouvez recourir aux barèmes des frais kilométriques, fournis chaque année - généralement au mois de mars - par l'administration fiscale. Ils tiennent compte de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus, et intègrent les différents frais (dépréciation du véhicule, carburant, assurance, etc.). Pour rappel, l'outil permettant de calculer vos frais kilométriques est disponible ici.

La seconde option consiste à déclarer vous-mêmes tous vos frais. Elle est forcément plus ardue, puisque vous devez y intégrer les frais suivants :

Les frais d'usage : garage, stationnement, carburant et assurance
Les frais d'entretien et de réparation
Les éventuels intérêts d'emprunt
La dépréciation annuelle

Comment calculer les frais réels kilométriques ? Barème

Barème kilométrique applicable aux voitures

Rappelons que ces barèmes sont calculés en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Ils prennent en compte notamment la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d'assurances. Il est possible d'ajouter les intérêts d'emprunt en cas d'achat de véhicule à crédit, les frais de péages et les frais de stationnement. Ces frais de déplacement concernent en particulier le transport du domicile au lieu de travail et le transport pendant les heures de travail.

Depuis 2021, le montant des frais de déplacement calculés à partir de ces barèmes est majoré de 20 % pour les véhicules électriques

Vous trouverez ci-dessous le barème kilométrique applicables aux voitures pour l'année 2023 :

Puissance administrative	jusqu'à 5 000 km	de 5 001 à 20 000 km	au-delà de 20 000 km
Jusqu'à 3CV	d (=distance parcourue) x 0,502	(d x 0,3) + 1007 euros	d x 0,35
4CV	d x 0,575	(d x 0,323) + 1 262 euros	d x 0,387
5CV	d x 0,603	(d x 0,339) + 1 320 euros	d x 0,405
6CV	d x 0,631	(d x 0,335) + 1 382 euros	d x 0,425
à partir de 7CV	d x 0,661	(d x 0,374) + 1 435 euros	d x 0,446
* d = distance parcourue

A noter : si le contribuable dispose d'une voiture électrique, il bénéficie d'une majoration de 20% sur les frais de déplacement qu'il peut déduire. Une première.

Barème kilométrique applicable aux scooters (50cm3)

Voici le barème kilométrique 2023 correspondants aux scooters et deux rouges jusqu'à 50cm3 :

jusqu'à 3 000 km	de 3 001 à 6 000 km	au-delà de 6 000 km
d x 0,299	(d x 0,07)+458 euros	d x 0,162
* d = distance parcourue

Barème kilométrique applicable aux motocyclettes

Puissance administrative	Jusqu'à 3 000 km	De 3 001 à 6 000 km	Au-delà de 6 000 km
1 ou 2 CV	d * 0,375	(d * 0,094) + 845	d * 0,234
3,4,5 CV	d * 0,444	(d * 0,071) + 1099	d * 0,261
plus de 5 CV	d * 0,575	(d * 0,068) + 1502	d * 0,325

A noter : comme pour les voitures, les contribuables qui conduisent un scooter ou une moto électrique bénéficie d'une majoration de 20% sur les frais de déplacement à déduire de leurs revenus.