Où trouver le détail des charges d'une copropriété ?
Votre copropriété est-elle bien gérée ? Question récurrente qui obtient un début de réponse par la qualité des documents comptable remis chaque année lors de l'assemblée générale notamment. Le premier d'entre eux est l'Etat financier après répartition à la clôture de l'exercice de la copropriété. Ce document doit donner un aperçu fidèle de la situation financière de toute la copropriété avec un rappel de celle du précédent exercice tant sur les ressources que sur les dépenses. Il permet de savoir si des fonds sont placés et de connaître la situation des comptes bancaires et l'existence d'une éventuelle caisse. Il offre aussi une photographie sur les créances en cours.
L'état financier après répartition donne un aperçu fidèle de la situation financière de toute la copropriété
L'Etat financier après répartition d'une copropriété permet de savoir le montant des charges restantes à payer par l'ensemble des copropriétaires et celui des charges déjà appelées mais en retard de règlement. C'est aussi l'occasion d'apprendre la possible existence d'autres créances avec d'autres personnes ou entreprises. L'Etat financier indique également les différentes provisions passées en prévision des travaux prévus mais aussi des avances de caisses ou pour d'autres dépenses exceptionnelles. Il donne aussi un panorama complet des dettes de la copropriété : les montants dus aux fournisseurs mais également les charges versées en trop par l'ensemble des copropriétaires par exemple. La dernière casse du document, tout en bas à droite, doit préciser le montant des emprunts dus.
Le compte de gestion pour le détail des charges
La photographie livrée par l'Etat financier après répartition n'est pas suffisante pour savoir ce que la copropriété paye et explique le montant de vos charges. Il vous faut vous plonger dans le compte de gestion général du dernier exercice clos accompagné du montant prévisionnel pour l'exercice en cours. Là vous pouvez apprécier le montant de la facture d'eau (compteur général), de l'électricité, du chauffage, des frais d'administration dont la rémunération du Syndic et autres honoraires, les éventuels frais personnel et les impôts payés. Vous devez aussi pouvoir lire les montants payés pour les services extérieurs tels que le nettoyage, les contrats de maintenance et d'entretiens, les primes d'assurance ou les contrats de location.
Le compte de gestion général donne aussi une répartition des provisions qui financent toutes ces dépenses : les versements de copropriétaires, les indemnités des assurances, les produits financiers... Il s'y ajoute les données financières générales pour les travaux et opérations exceptionnelles : les charges tels que les remboursements d'emprunts, les frais de travaux effectifs ou encore les charges exceptionnels d'un côté et les produits tels que les provisions passées en prévision des travaux, les avances versées par les copropriétaires ou encore les éventuelles subventions d'une autre côté.
Si vous avez besoin de plus de détails encore pour les travaux, reportez-vous au compte de gestion mais aussi à l'état des travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel. Vous connaîtrez le montant dépensé ou prévu pour les différents travaux réalisés ou à réaliser. Si votre copropriété est répartie en plusieurs bâtiments, le compte de gestion des opérations courantes va vous donner une ventilation précise. En effet, il permet d'avoir la répartition des charges par bâtiments ou poste de dépenses (eau, chauffage) et donc de mettre en exergue d'éventuels abus ou anomalies. Il existe aussi l'état des dépenses. Ce document, qui peut aussi s'appeler relevé détaillé des dépenses ou relevé général des dépenses, est envoyé par le syndic de la copropriété dans la convocation pour l'assemblée générale. Lui aussi détaille précisément toutes les dépenses de l'année précédente.
Ne pas confondre avec l'appel de charges trimestriel
Si les premières minutes de lecture peuvent être rébarbatives, cela ne dure pas car ces documents comptables et leur analyse d'année en année permettent de suivre la qualité de la gestion de la copropriété et de détecter des postes de dépenses qui s'emballent ou pas. Il ne faut pas les confondre avec l'appel de charges. Ce document-là, envoyé chaque trimestre, ne donne pas d'information sur les finances de la copropriété, bien qu'il en soit une conséquence. En effet, les deux premiers appels sont basés sur le budget de l'exercice précédent. Le troisième et quatrième sur le budget prévisionnel de l'exercice en cours voté en assemblée générale. Du coup, comme pour l'impôt sur le revenu, il y a un réajustement du montant des charges dues lors du troisième appel de charges. Ce qui explique des différences de montant de charges d'un appel trimestriel à un autre.