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Pour la majorité d'entre nous, la rédaction de fichiers textes se fait avec Word. Cependant les améliorations successives apportés au logiciel (mises à jour) engendrent des problèmes de compatibilité. On reçoit des documents que l'on ne peut pas ouvrir, et le risque est identique avec les fichiers envoyés (pièces jointes). Deux petits tutoriels pour éviter ces écueils qui peuvent être embarassants.
Pour créer des documents ultra-compatibles
Afin de rendre vos fichiers lisibles par tous les utilisateurs de Word (quelque soit la version), il faut prendre le temps de configurer les paramêtres d'enregistrement.
Très simple, la manipulation diffère légérement selon la version de Word utilisé.
A l'intérireur de Word, ouvrez le menu Outils puis Options et rendez-vous sur l'onglet enregistrement.
» Si vous utilisez Windows et donc Word XP ou 2003 (serveur) :
Il faut alors cocher la case Désactiver les fonctionnalités introduites après et chercher Word 97 dans le menu déroulant associé.
» Si vous utilisez Word 2000 :
La case à cocher répond au nom "Désactiver les fonctionnalités non prises en charge par Word 97".
La démarche est évidemment valable avec les autres programmes de la suite office.
Pour en savoir plus:
Cette manipulation vous permet de n'écarter aucun possesseur de Word. Toutefois vos correspondants peuvent ne pas utiliser ce logiciel. La solution idéale pour que vos fichiers textes soient exploitables avec le premier éditeur venu (Word, mais aussi StarOffice, OpenOffice,...) revient à les enregistrer au format RTF. Le RTF conserve les effets de style les plus courants (soulignement, gras, italique) et seules les options de mises en page plus complexes, comme les cadres ou les tableaux, seront perdues.
Ce format est particulièrement adapté si vous adressez une lettre de motivation. à un responsable recrutement. Il ne pourra pas passer à côté !
Pour lire un document qui n'est pas pris en charge
Posons nous le problème inverse : vous avez reçu un fichier Word que nous ne parvenez pas à ouvrir. Il existe une série de petites applications, les visionneuses Office pour Word, Excel et Powerpoint, présentes dans notre logithèque, qui vous permettront d'afficher les documents les plus récalcitrants.
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