Frais réels 2021 : tout savoir pour bien les déclarer

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Frais réels 2021 : tout savoir pour bien les déclarer FRAIS REELS 2021. Lorsque la déduction forfaitaire ne suffit pas à couvrir l'intégralité de vos frais professionnels, vous avez la possibilité de les déclarer pour leur montant réel.

[Mis à jour le 10 mai 2021 à 10h52] Avez-vous vraiment intérêt à déclarer vos frais réels cette année ? A défaut d'initiative de votre part, l'administration fiscale applique une déduction forfaitaire de 10%, dont le plafond atteint 12 652 euros en 2021. Si vous réalisez que la déduction ne couvre pas vos frais professionnels, vous avez la possibilité de les déclarer au réel, mais la démarche peut s'avérer longue et fastidieuse. Dans le contexte de la crise sanitaire, posez-vous les questions suivantes avant de trancher et de vous lancer tête baissée. Concernant vos frais kilométriques, les frais de transport constituent bien souvent le principal poste de dépenses, mais avez-vous vraiment utilisé votre véhicule à des fins professionnelles ou bien est-il resté au garage durant le premier confinement et le deuxième ? La déclaration des frais réels n'est peut-être plus justifiée si vous avez largement eu recours au télétravail en 2020. Concernant maintenant le télétravail, a-t-il généré des frais nécessaires à votre activité professionnelle ? Si vous optez pour les frais réels, ayez à l'esprit que vous ne pourrez pas tout inclure (lire plus bas). Les frais de repas en télétravail, par exemple, et les frais pour garde d'enfants ne sont pas inclus. 

L'administration fiscale a produit une Foire aux questions (FAQ) dédiée à la crise sanitaire, que vous pouvez retrouvez sur le site du ministre de l'Economie. Elle y liste l'intégralité des frais liés au télétravail déductibles, les voici : frais de communication (autres que les frais de téléphone portable) - comme l'abonnement ou la souscription d'une offre Internet -, frais de téléphone portable (abonnement, acquisition d'un téléphone portable), frais de déplacement domicile-travail, frais de fournitures et d'imprimés :(cartouches d'encre par exemple ou ramettes de papier), frais liés à l'utilisation d'un local privé (eau, électricité...) calculé au prorata "de la surface utilisée à titre professionnel par rapport à la surface totale du logement ET du temps de travail télétravaillé" et frais d'acquisition de mobilier et de matériel informatique. 

Soyez particulièrement vigilant, car s'il vous paraît évident que le télétravail a généré des coûts supplémentaires, il n'en est pas forcément de même aux yeux de l'administration fiscale. "Il y a souvent de l'incompréhension entre l'administration fiscale et les contribuables", a constaté Frédéric Douet, professeur de droit fiscal à l'université Rouen Normandie, auprès de Linternaute.com. "Les seuls frais déductibles sont ceux qui sont nécessaires à l'activité professionnelle. Cela veut dire qu'il doit y avoir un rapport étroit entre la dépense et ce qu'elle procure au salarié dans le cadre de son activité professionnelle".  

Toute la difficulté est donc de déterminer si la dépense est nécessaire ou non. Or, si elle est parfois évidente pour vous, elle ne le sera pas forcément pour le fisc, qui est susceptible de vous contrôler. "Par exemple, les contribuables se disent 'je déduis des frais vestimentaires, des frais de coiffeur'", illustre l'auteur de l'ouvrage "Anti-manuel de psychologie fiscale : Techniques de plumaison des contribuables sans trop les faire crier". "L'administration peut répondre, 'oui mais, même si vous n'aviez pas travaillé, vous seriez allé chez le coiffeur, et vous auriez fait des achats pour vous habiller'". 

Autre problématique majeure : les preuves. Vous devez être en mesure, si l'administration fiscale vous le demande, de fournir tous les justificatifs de vos frais professionnels. C'est bien souvent là que le bât blesse. "Le conseil qu'il faut donner, c'est d'avoir une sorte de livre journal dans lequel les contribuables enregistrent chaque dépense, l'objet, le montant, le moyen de paiement", préconise Frédéric Douet. 

Votre employeur vous rembourse déjà des frais ? Les allocations pour frais d'emploi et les remboursements doivent impérativement être intégrés à vos salaires si vous optez pour les frais réels. "En contrepartie, vous pouvez déduire la totalité de vos frais engagés dans le cadre de votre activité professionnelle", explique-t-on sur le site des impôts. Que vous utilisiez la déclaration de revenus en ligne ou le formulaire papier, vous devez ensuite remplir les cases 1AK à 1DK. Pensez à ajouter dans les case 1AJ à 1DJ les remboursements pour frais professionnels de votre employeur. Vous ne devez pas joindre toutes vos factures, quittances et autres attestations, mais il faudra conserver chaque justificatif durant au moins 3 ans. 

Vous avez besoin d'un coup de pouce pour remplir votre déclaration ? Consultez notre article dédié pour savoir vers qui vous tourner : 

Comment déclarer ses frais réels de repas ?

Ayez déjà à l'esprit que, sauf circonstances exceptionnelles, vous ne pouvez pas déduire vos frais de repas à domicile. La méthode de calcul dépend ensuite de l'endroit où vous vous restaurez : 

  • Vous déjeunez à l'extérieur et ne disposez pas d'une cantine d'entreprise : vous pouvez déduire vos dépenses réelles, sous déduction du prix d'un repas à domicile. Voici la formule à appliquer : somme des notes de restaurant – (le nombre de repas pris à l'extérieur x 4,90). Lorsque votre employeur participe aux frais de repas via des titres restaurant, vous devez veiller à déduire sa part.
  • Vous déjeunez dans une cantine d'entreprise : vous devez faire la différence entre la somme des notes de votre restaurant d'entreprise et le prix d'un repas à domicile, évalué par le fisc à 4,90 euros au titre de l'année 2020. Voici la formule qui s'applique : somme des notes de votre cantine d'entreprise – (le nombre de repas pris dans cette cantine en 2020 x 4,90)
  • Vous déjeunez à l'extérieur, et ce, alors que vous avez accès à un restaurant d'entreprise : sachez que vous ne pourrez pas déduire l'excédent de prix. 

Que peut-on déduire en frais réels avec le télétravail ? Quid du confinement ?

Le télétravail a pu occasionner le versement d'allocations de la part de votre employeur. Dans le cadre de la crise, Bercy a annoncé qu'elles sont exonérées d'impôt dans la limite de 2,5 euros par jour télétravaillé et 550 euros sur l'année (lire plus bas). Si vous avez travaillé tous les jours pendant sept mois chez vous, soit 168 jours, la limite d'exonération sera alors de 420 euros, a calculé le journal Les Echos (2,5 x 168). Ayez à l'esprit que si votre employeur vous a versé une allocation supérieure à ce montant, vous devrez ajouter l'excédent à vos salaires imposables si vous n'êtes pas en mesure de le justifier. Mais concrètement, quelles sont les options ? On les résume : 

  1. La déduction forfaitaire : votre allocation est exonérée, vous n'avez donc pas à la déclarer. 
  2. Si vous optez pour les frais réels : là aussi, votre allocation est exonérée, vous n'avez pas à la déclarer. Cela signifie que vous donc uniquement déclarer les frais réels pour les autres postes (transport, etc). Imaginons à présent que vous souhaitez tout de même déclarer vos frais de télétravail en réel, car votre allocation est supérieure aux limites imposées précédemment. Cela impose que vous déclariez votre allocation en l'intégrant à vos traitements et salaires, pour ensuite déclarer l'ensemble de vos frais professionnels. 

"Lorsque le salarié opte pour la déduction des frais réels et justifiés, les frais liés au télétravail à domicile peuvent être déduits à hauteur des montants retenus pour l'exonération de l'allocation forfaitaire indiqués ci-dessus", peut-on lire dans la brochure pratique des impôts. "Toutefois, les frais réels peuvent être déduits pour leur montant exact si cela est plus favorable". Attention, les frais de repas pour les jours télétravaillés ne sont pas admis en déduction. 

Quid d'éventuels achats que vous avez dû faire (mobilier, informatique...) ? Vous pouvez les déclarer, mais, là encore, attendez-vous à des démarches complexes. Pour les achats de matériel, outillage et mobiliers utilisés pour l'exercice de votre profession, leur valeur unitaire ne doit pas dépasser 500 euros hors taxe. "Si un bien se compose de plusieurs éléments qui peuvent être achetés séparément (meubles de rangement modulables, par exemple), vous devez prendre en considération le prix global de ce bien et non la valeur de chaque élément pour l'appréciation de la limite de 500€", peut-on lire dans la brochure pratique. "Au-delà de 500 €, seule la dépréciation annuelle est déductible (qui peut être réputée égale à une annuité d'amortissement calculée selon le mode linéaire)". 

Si vous avez acheté du matériel informatique, un ordinateur par exemple, ayez à l'esprit qu'il ne peut être comptabilisé que si vous l'avez acheté pour un cadre strictement professionnel. "Seule la dépréciation est déductible", peut-on lire. "Ainsi, un ordinateur acquis 2 300 € le 1.7.2020, pour un usage mi-professionnel, mi-privé, peut faire l'objet d'un amortissement sur 3 ans. L'annuité d'amortissement pour l'année 2020 s'élève à : 2300€ × 33,33% × 6/12 = 383€. Vous pouvez donc déduire la fraction de cette annuité correspondant à l'usage professionnel de l'ordinateur: 383€ × 50% = 192€". 

Vous cherchez désormais à savoir si vous pouvez déduire des dépenses résultant de l'utilisation d'une partie de votre habitation principale ? "Ces dépenses sont déductibles : lorsque votre employeur ne met pas à votre disposition un bureau ou un local spécifique nécessaire à l'exercice de l'activité professionnelle et qu'une partie de votre habitation principale est effectivement utilisée à des fins professionnelles", explique-t-on dans la brochure pratique des impôts. "Que vous soyez propriétaire ou locataire de votre habitation principale, vous pouvez déduire les dépenses propres au local affecté à l'usage professionnel ainsi qu'une quote-part des dépenses communes à l'ensemble du logement, calculée en fonction du rapport entre la superficie du local professionnel et la superficie totale du logement". Voilà qui augure de nouveaux calculs complexes. 

Quel est le barème des frais kilométriques pour les frais réels 2021 ?

Si vous utilisez un véhicule, vous avez le choix entre deux méthodes de calcul pour évaluer vos frais de déplacement. La première consiste en une évaluation forfaitaire. Pour ce faire, vous pouvez recourir aux barèmes des frais kilométriques, fournis chaque année - généralement au mois de mars - par l'administration fiscale. Ils tiennent compte de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus, et intègrent les différents frais (dépréciation du véhicule, carburant, assurance, etc.). Pour rappel, l'outil permettant de calculer vos frais kilométriques est disponible ici.

La seconde option consiste à déclarer vous-mêmes tous vos frais. Elle est forcément plus ardue, puisque vous devez y intégrer les frais suivants : 

  • Les frais d'usage : garage, stationnement, carburant et assurance
  • Les frais d'entretien et de réparation
  • Les éventuels intérêts d'emprunt
  • La dépréciation annuelle

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