Presque tout le monde néglige ce détail au moment d'envoyer un mail - il peut avoir de lourdes conséquences
Depuis sa création en 1965, l'e-mail a pris une place de plus en plus importante dans notre société, à tel point qu'il est difficile de s'en passer de nos jours. C'est d'abord un moyen de communiquer avec vos proches, mais aussi d'échanger d'importantes informations professionnelles, le tout avec une multitude de possibilités en termes de pièces jointes, de la photo au document plus ou moins confidentiel.
Ces petites (et parfois longues) lettres numériques sont partout autour de nous et s'avèrent même essentielles pour certains corps de métier. Et pour vous aider, les différents services de messagerie comme Outlook ou Gmail disposent de nombreuses options pour vous faciliter la vie et maitriser pleinement vos courriers électroniques. Elles permettent le tri automatique des échanges, la mise à l'écart des courriers indésirables, la recherche d'une ancienne conversation... Les solutions de messagerie les améliorent constamment et se dotent régulièrement de nouveautés, comme très bientôt l'ajout d'une IA pour vous aider à mieux gérer vos mails.
Il existe aussi des fonctions ancestrales, toujours disponibles et pourtant méconnues concernant les e-mails. C'est notamment le cas des fonctions cc et cci. Vous avez certainement déjà aperçu ces deux petites mentions sous la barre d'adresse de votre boîte mail. Des options très pratiques et pourtant peu utilisées, parfois même mal comprises par les utilisateurs.
Le terme "cc" vient de l'anglais "carbon copy" pour désigner la copie d'un message. En utilisant cette fonctionnalité au sein de vos e-mails, vous pourrez ajouter un ou plusieurs utilisateurs à votre discussion. Cela est particulièrement utile lorsque vous voulez interagir avec différentes personnes et que ces dernières doivent pouvoir interagir entre elles. Cela peut également s'avérer pratique pour ajouter l'un de vos collègues dans une boucle de mail afin que ce dernier y ait accès.
La fonction "cci" (provenant du terme "blind carbon copy") dispose d'une fonction assez semblable. En l'utilisant, vous pourrez ajouter différents utilisateurs à une boucle de mails et leur permettre d'y réagir. La différence avec le "cc" est qu'en utilisant le "cci", vous n'informez pas les utilisateurs qu'ils sont plusieurs à avoir reçu votre courrier électronique. Vous ne permettez pas à chacun de savoir qui d'autre a reçu votre mail, vous ne dévoilez pas non plus les adresses e-mail des autres destinataires. Si l'un des destinataires d'un mail en "cci" clique sur "répondre à tous", il ne répondra qu'à l'émetteur du message.
L'une et l'autre de ces deux fonctions s'avèrent très utiles dans des cas très précis, mais peuvent difficilement être confondues. La fonction cc permet d'échanger des e-mail et des documents joints ouvertement et publiquement à une série d'interlocuteurs. Elle permet à chacun de connaitre les membres du groupe et leurs adresses mail et donc d'échanger avec eux dans la "boucle", c'est à dire dans la même conversation, ou de leur envoyer un nouveau message en aparté.
Si l'un de vos interlocuteurs ne veut pas qu'on sache qu'il reçoit ce mail voire refuse qu'on communique son adresse à d'autres, utiliser la fonction cc sera en revanche à bannir et il faudra lui préférer cci. Sous peine de gros ennuis parfois en cas de confusion. On ne compte plus les adresses e-mail dévoilées par mégarde dans le milieu professionnel par ce biais.